home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / spreotus / spedcors / l26 < prev    next >
Text File  |  1992-06-06  |  16KB  |  491 lines
  1. L26     ╔══════════════════════════════════════════════════════╗
  2.         ║  RANGES, CHECKING ACCOUNT, AND THE FORWARD SLASH (/) ║
  3.         ╚══════════════════════════════════════════════════════╝
  4.         RANGES
  5.         A Range is one or more cells that are grouped together.
  6.         It may contain some empty cells. Ranges are used to define
  7.         certain area limits that encompasses the data:
  8.         for example, C1 to C7 is a range.
  9.         The same for A1 to C12.
  10.  
  11.         TO SELECT A RANGE
  12.         To select a range you must go to the command line where
  13.         the commands are. You do this by pressing the
  14.         forward slash (/) key.
  15.         We want to select the range B1 to B7.
  16.         Then we want to make each entry have a dollar ($) sign .
  17.         This is how it is done.
  18.  
  19.         ▀  Press the forward slash (/) key to bring up
  20.            the Worksheet commands.
  21.         ▀  The word Worksheet will be highlighted.
  22.         ▀  Press the letter R  for Range.
  23.  
  24.         ▀  Format will now be highlighted. Since we are looking for
  25.            the Currency command on the second line..we must Press
  26.            <Enter> key to display Currency to the top line where
  27.            we can use it.
  28.  
  29.         ▀  Move cursor to highlight Currency.
  30.         ▀  The Worksheet ask to enter number of decimals.
  31.            Leave it at 2.     Press <Enter> key.
  32.  
  33.         *Note: You can press the first letter of the command.
  34.  
  35.         ▀  Now we must tell the range we want to cover.
  36.            In this case you will type in B1..B7.
  37.         ▀  Press Enter key and all entries will have
  38.            a dollar ($) sign. By using a range you can do
  39.            all entries at one time.
  40.            Ranges are used often in spreadsheets. They are necessary
  41.            in order to speed up the calculations.
  42.  
  43.         You will now see the word  "Prompt" in the upper right corner
  44.         saying Menu.  If you press the slash (/) key you will be returned
  45.         to the Worksheet command line.
  46.  
  47.         THIS IS THE CYCLE FOR SLASH (/) KEY
  48.         ▀  If you have just pressed the slash (/) key,
  49.            you will get the Worksheet command line.
  50.            You can't work on your worksheet when you
  51.            are in the Menu Mode. You must select a command:
  52.            for example,  Range and continue your selections
  53.            until you reach the Ready Mode.
  54.           (It takes pressing the <Enter> key five times to reach
  55.           the Ready Mode).
  56.  
  57.         ▀  If you have the worksheet command line on the screen
  58.            and want to get back to your worksheet ..
  59.         ▀  Press <Esc> key and you will jump to your worksheet.
  60.            You are back to the Ready Mode. You can then continue
  61.            working on your spreadsheet.
  62.  
  63.                                 - 14 -
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.         ▀  The <Esc> key does not function when you are in
  70.            the Ready Mode.
  71.  
  72.         TIME SAVING TIPS
  73.         If you want to work on your spreadsheet and you are not
  74.         in the Ready Mode
  75.  
  76.         ▀  Press the <Enter> key several times it will stop
  77.            at the Ready Mode.
  78.         ▀  Keep pressing the <Esc> key it will stop at the Ready Mode.
  79.            Once you are in the Ready Mode neither the <Enter> key nor
  80.            the <Esc> key have any effect on the worksheet.
  81.  
  82.         TO START A NEW WORKSHEET
  83.         ▀  Press  Slash (/), then  W  E  Y.  This clears worksheet.
  84.  
  85.         TO QUIT THE PROGRAM
  86.         ▀  ((/) or Esc  Q
  87.         ▀  Press Y for Yes.
  88.  
  89.         TO GET BACK TO THE COMMAND PANEL
  90.         ▀  Press (/) or <Esc> several times...as needed.
  91.  
  92.         TO ERASE CONTENTS OF A CELL
  93.         ▀  First press (/) go to Worksheet.
  94.         ▀  Then press   R  E.
  95.         ▀  Press <Enter> to erase cell.
  96.           
  97.         ▀  You can type over a cell to replace contents.
  98.         ▀  Or you can press and hold down Spacebar, then press <Enter> key.
  99.            to erase content of a Cell.
  100.  
  101.         TO ERASE A COLUMN OR ROW
  102.         ▀  Press (/) R E
  103.         ▀  Enter range to be erased.
  104.         ▀  Press <Enter>.
  105.         ▀  The range is erased.
  106.  
  107.         If you made a mistake you can still recover the erased cells
  108.         by pressing the <Alt> key then the <F4> function key.
  109.         The F4 key is the UNDO key.
  110.  
  111.  
  112.         SAVING YOUR WORK
  113.         ▀  Press (/)  F S
  114.         ▀  Type in name of file (if not already present)
  115.         ▀  If its an old file you want to replace it
  116.            by pressing R.
  117.         ▀  File is saved
  118.  
  119.  
  120.         HOW TO RETRIEVE A FILE
  121.         ▀  Press (/) F R
  122.         ▀  Press <F3> key  (The name key).
  123.         ▀  All files in the directory are displayed.
  124.         ▀  Move cursor over name of file.
  125.         ▀  Press <Enter>.
  126.         ▀  File appears on screen.
  127.  
  128.                                 - 15 -
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.         ERASING A FILE FROM THE WORKSHEET
  135.         ▀  Press (/) W E YES
  136.         ▀ This will clear the work area of any text material.
  137.  
  138.  
  139.         THE COPY COMMAND
  140.         The Copy command is used often. It will be discussed
  141.         in more detail.
  142.         You will use this command to save a lot of duplication.
  143.         Copy will be your friend when you have to copy many cells.
  144.  
  145.         HOW TO USE THE COPY COMMAND
  146.         The Copy command is in the command panel that appears
  147.         on the worksheet. To access Copy command you must be
  148.         in the Menu mode. This is the Mode that has all
  149.         the commands across the top panel.
  150.  
  151.         TO BE IN THE MENU MODE
  152.         Press the slash (/) key or the <Esc> key until you arrive
  153.         at the Menu mode.
  154.  
  155.         The following exercise will demonstrate how to use
  156.         the Copy command to duplicate cells.
  157.  
  158.         ▀  When you are in the Menu mode
  159.         ▀  Strike the <Esc> key.
  160.            You are now in the Ready mode, screen is clear.
  161.         ▀  Press <Home> key to make sure that
  162.            you are in cell A1.
  163.  
  164.         ▀  Enter at the keyboard the number 101. Press the <Down Arrow>.
  165.            The highlighted cell will drop to second row (A2).
  166.         ▀  Now type in 102. Press <Down Arrow>.
  167.            Cursor (Highlighted cell) will move down to cell A3.
  168.         ▀  Type in 103. Press <Down Arrow>.
  169.            This moves the cursor  down to cell A4.
  170.         ▀  Type 104. Press <Down Arrow>.
  171.  
  172.         ▀  Press <Home> key.
  173.            This will return cursor to home base (Cell A1).
  174.  
  175.  
  176.         USING THE COPY COMMAND
  177.         You will now copy (duplicate) all of column A
  178.         to each of Column B, C, D, E.
  179.  
  180.         IT IS DONE LIKE THIS
  181.         ▀  With cursor in cell A1, strike the slash (/) key.
  182.         ▀  Instead of moving cursor to the Copy command, press "C".
  183.         ▀  Worksheet will show "Copy From A1..A1
  184.  
  185.         Since this is the range you want (it contains 101).
  186.         Press <Enter> key.
  187.         The top of screen will now show only A1 cell.
  188.         You now have your range containing the cell you want copied.                             ▀ In the
  189.         Next step you must "Anchor" your range.
  190.         This is done by entering a period (.).
  191.  
  192.  
  193.                                 - 16 -
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.      ▀  Using the right arrow move cursor to column E.
  201.         The cells  A1, B1, C1, D1, E1 will all be highlighted.
  202.         This is the range that will have all 101.
  203.  
  204.         LAST STEP
  205.         ▀  Press <Enter> key.
  206.         Columns B,C,D,E all contain the number 101.
  207.  
  208.         The worksheet on the next page shows how all this is
  209.         done in easy steps.
  210.  
  211.  
  212.  
  213.                   USING THE COPY COMMAND
  214.           ╔═══════════════════════════════════╗
  215.           ║   A     B      C      D    E    F ║
  216.          1║  101   101    101    101   101  101
  217.          2║  102   102    102    102   102  102
  218.          3║  103
  219.          4║  104      To copy 103 from column
  220.          5║  105      A to F place cursor in
  221.                       cell A3. Then follow Tip.
  222.          6║
  223.          7║      TIP:  ▀ Press (/) or <Esc>.
  224.          8║            ▀ Press C  (For Copy).
  225.          9║            ▀ Press <Enter> (for range).
  226.         10║            ▀ Press Period(.)
  227.         11║              to anchor.
  228.         12║            ▀ Move cursor to F1.
  229.         13║            ▀ Press <Enter> key.
  230.         14║            ▀ 103 copied from
  231.         15║              cell A1 to F1.
  232.         16║
  233.                        ===================
  234.  
  235.                             USING THE COPY COMMAND
  236.                   ╔═══════════════════════════════════╗
  237.                   ║   A     B      C      D    E    F ║
  238.                   ╠╩══════════════════════════════════╝
  239.                  1║  101   101    101    101   101  101
  240.                  2║  101
  241.                  3║  101
  242.                  4║  101      To copy 101 from column
  243.                  5║  101      A1 to F20. place cursor in
  244.                               Cell A1. Then follow Tip.
  245.                  6║
  246.                  7║      TIP:  ▀ Press (/) or Esc
  247.                  8║            ▀ Press C  (For Copy)
  248.                  9║            ▀ Press Enter(for range)
  249.                 10║            ▀ Press Period(.)
  250.                 11║              to anchor.
  251.                 12║            ▀ Move cursor to F1
  252.                 13║              THEN DOWN TO F20
  253.                 14║            ▀ Press Enter key.  101
  254.                 15║              is copied to cells
  255.                 16║              from A1 to F20.
  256.                 17║
  257.                                      ========
  258.  
  259.  
  260.                                 - 17 -
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.         FORMULA FOR CHANGING BANK BALANCE
  269.         In this next lesson you are going to
  270.         set up a checking account.
  271.         Each entry for a deposit or pay-out will
  272.         automatically adjust your bank balance.
  273.  
  274.         THE FORMULA FOR THIS FUNCTION IS:
  275.  
  276.                 @SUM(F3-D4)+E4
  277.  
  278.         The formula above states that you want
  279.         the sum of "F3 less the sum of D4".
  280.         This sum is added to E3.
  281.  
  282.         This formula gives you a running balance.
  283.         Each time you make a transaction the
  284.         formula automatically calculates your balance.
  285.  
  286.  
  287.         CENTERING CONTENTS OF A CELL
  288.         There are two methods for centering
  289.         the label (contents) of a Cell.
  290.         This first method is the simplest.
  291.         You type the caret symbol (^) before each entry.
  292.         The label in the cell is automatically centered
  293.         when you press the <Enter> key or one of the <Arrow keys>.
  294.  
  295.  
  296.  
  297.         SECOND METHOD
  298.         IF you did not center at the beginning, you can use
  299.         this simple procedure outlined below.
  300.         This method centers all labels in Cells at one time.
  301.  
  302.         If you have already typed the heading for Date, CK#, etc.
  303.         you can center the label (text) in each of the six cells
  304.         as follows:
  305.  
  306.         ▀  Move cursor to A1
  307.         ▀  Press (/), then R (Range).
  308.            Press L  for Label.
  309.            Press C for Center.
  310.         ▀  Type Range   A1..F1
  311.         ▀  Press <Enter> key.
  312.         ▀  The Labels (contents) of the six entries
  313.            in the heading are centered in each of the Cells.
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.                                 - 18 -
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.                  SETTING UP THE CHECK BOOK
  333.  
  334.    F3:  5000
  335.    F4: @SUM(F3-D4)+E4
  336.   
  337.    ==============================================================
  338.  
  339.    ║     A        B               C        D          E       F                        
  340.  
  341.    --------------------------------------------------------------
  342.   1║║  Date       CK#            Payee    CKAmt    Deposit   Bal
  343.   2╬╬================================================================
  344.   3║║                                                        5000
  345.   4║║                                                        Formula
  346.   5║║
  347.            HOW TO CREATE A CHECK BOOK
  348.   6║║
  349.   7║║    ▀ Type first row (A1 to F1) (Date, CK#,etc).
  350.   8║║    ▀ To add line,move cursor to A2
  351.   9║║    ▀ Press backslash (\).
  352.  10║║    ▀ Press minus key. You now have
  353.  11║║       this repeat command  \-
  354.  12║║    ▀ Press <Enter>. Cell A2 has a line.
  355.  13║║    ▀ Press (/) C  Press <Enter>  and a Period (.).
  356.  14║║    ▀ Move cursor to F2. Press <Enter>.
  357.  15║║      Line is from A2 to F2.
  358.  16║║    ▀ In Cell F3 enter 5000.
  359.  17║║    ▀ In Cell F4 type this formula:
  360.  18║║         @SUM(F3-D4)+E4.  Press <Enter>
  361.  19║║    ▀ You are now ready to enter
  362.  20║║      dates and transactions.
  363.  21║║       See Row 13 on next page
  364.  
  365.  
  366.                 ===============
  367.  
  368.         FOR THIS SHEET USE THE ABOVE FORM
  369.                CHECKING ACCOUNT
  370.  
  371.          F4:    @SUM(F3-D4)+E4
  372.          
  373. ===============================================
  374. ================
  375.           ║║     A       B      C          D       E           F
  376.          
  377. ===============================================
  378. =================
  379.         1 ║║    DATE    CK#    PAYEE      CKAMT    DEP         BAL
  380.        
  381. 2║╠=============================================
  382. =================
  383.         3║║     6-26 (see line 19)                            5000
  384.          4║║    6-26                          Formula in F4)  5000
  385.          5║║    6-26    100     JPCo     356.78               4643.22
  386.          6║║    6-28    101     HTHCo     77.99               4565.23
  387.          7║║    6-30    102     UPS       88.09               4477.14
  388.          8║║
  389.          9║║    7-1     103     R&K      865.65               3611.49
  390.         10║║    7-2     104                         90.00     3701.49
  391.         11║║    7-3     105     J&HH     124.50               3576.99
  392.         12║║
  393.         13║║ ▀ Move cursor to F4.
  394.         14║║ ▀ Press (/) C   (Press <Enter> key for range).
  395.         15║║ ▀ Press Period (.) to anchor range.
  396.         16║║ ▀ Use <Down Arrow> --scroll to F20.
  397.         17 ║ ▀ Press <Enter> key.
  398.         18║║ ▀ F1 to F20 are now all 5000.
  399.  
  400.                                 - 19 -
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.         You can now issue pay-outs and have them
  410.         automatically deducted from the running balance.
  411.         Each new entry changes balance.
  412.         Note that you can see a record of each transaction
  413.         as you go down the page.
  414.  
  415.  
  416.         ADDING THE DOLLAR SIGN AND 2 DECIMALS PLACES
  417.         If you have a worksheet full of numbers
  418.         you can use the
  419.         Range, Format, Currency to get a range
  420.         for adding the dollar sign and the two
  421.         decimal places. Its done like this:
  422.  
  423.         ▀ Have the cursor in the first Cell (D3).
  424.         ▀  Press (/) R F C  (Slash Range Format Currency).
  425.         ▀  For 2 decimal places press <Enter> key.
  426.         ▀ When Range to Format appears-
  427. - 
  428.         Don't  Press  <Enter> key.
  429.         ▀  Type in Range as    D3..F20
  430.            Press <Enter> key.
  431.         ▀  Move cursor to Highlight the range area.
  432.         ▀ Then Press <Enter> key.
  433.         ▀ Numbers will have two decimal places
  434.           and the dollar sign.
  435.  
  436.         Note columns are set for 9 digits.
  437.         (Default value).
  438.         When you use 5000 as a balance and add
  439.         the two decimal places and the dollar
  440.         sign you have 10 digits.
  441.  
  442.         This exceeds the Cell size. Lotus tells by
  443.         putting all X's where the 5000 are located.
  444.         You must increase the column width of
  445.         column F to 12 spaces.  Setting column widths is
  446.         discussed in next Chapter.
  447.  
  448.  
  449.                         *** END OF CHAPTER ***
  450.  
  451.                 Press <Esc> key to return to Menu.
  452.  
  453.         Select "Setting Column Widths", then Press <Enter> key.
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.                                 - 20 -
  486.  
  487.  
  488.  
  489.  
  490.  
  491.